โปรแกรมสต๊อกสินค้าฟรี เลือกยังไงดี? Excel แอปฟรี หรือทำระบบเอง
มี ร้านเล็กเริ่มทำสต๊อกสินค้าได้ฟรีด้วยไฟล์ Excel หรือ Google Sheets หรือใช้แอปที่มีแพ็กเกจฟรี สิ่งที่ต้องเก็บมีแค่สี่อย่าง คือ สินค้ารับเข้า สินค้าออก ยอดคงเหลือ และจุดสั่งซื้อใหม่ ส่วนระบบสต๊อกที่ทำเฉพาะจะคุ้มก็ต่อเมื่อสต๊อกกระจายอยู่หลายช่องทาง หลายสาขา หรือมีพนักงานหลายคนตัดสต๊อกพร้อมกัน
โปรแกรมสต๊อกสินค้าต้องทำอะไรได้บ้าง
ไม่ว่าจะใช้ Excel แอปฟรี หรือระบบราคาแพง หัวใจของการทำสต๊อกเหมือนกัน คือรู้ว่า ตอนนี้มีของเท่าไร และควรสั่งเพิ่มเมื่อไร ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องมีคือ
- รายการสินค้า: รหัสสินค้า ชื่อ หน่วยนับ และต้นทุน
- รับเข้า: วันที่ สินค้า จำนวน และรับจากใคร
- จ่ายออก: วันที่ สินค้า จำนวน และออกไปเพราะอะไร เช่น ขาย เสียหาย หรือโอนสาขา
- ยอดคงเหลือ: คำนวณจากรับเข้าลบจ่ายออก ไม่ควรพิมพ์ยอดเองตรง ๆ
- จุดสั่งซื้อ (reorder point): จำนวนต่ำสุดที่เมื่อถึงแล้วต้องสั่งของเพิ่ม
รายงานที่ควรดูได้คือ ยอดคงเหลือปัจจุบัน สินค้าที่ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ และสินค้าที่ไม่ขยับนาน
ทำสต๊อกสินค้าด้วย Excel หรือ Google Sheets ฟรี
สำหรับร้านที่มีสินค้าไม่มาก Excel หรือ Google Sheets ทำงานนี้ได้ดี และไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม โครงที่แนะนำคือแยกเป็นสามชีต
- ชีตสินค้า: หนึ่งแถวต่อสินค้าหนึ่งตัว มีรหัส ชื่อ หน่วย และจุดสั่งซื้อ
- ชีตเคลื่อนไหว: ทุกครั้งที่ของเข้าหรือออก เพิ่มหนึ่งแถว มีวันที่ รหัสสินค้า ประเภท (เข้า/ออก) และจำนวน ห้ามแก้แถวเก่า ถ้าผิดให้เพิ่มแถวปรับปรุง
- ชีตคงเหลือ: ใช้สูตร SUMIFS รวมยอดเข้าและออกของแต่ละรหัส แล้วหักกัน ใส่ Conditional Formatting ให้แถวที่ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อเปลี่ยนสี
Google Sheets มีข้อดีตรงที่หลายคนเปิดดูพร้อมกันได้และเปิดบนมือถือได้ ใช้ Data validation ทำรายการเลือกรหัสสินค้า เพื่อลดการพิมพ์ผิด ข้อสำคัญที่สุดคือ บันทึกทุกการเคลื่อนไหว ไม่ใช่แก้ยอดคงเหลือตรง ๆ เพราะเมื่อของไม่ตรง เราจะย้อนดูได้ว่าผิดที่ไหน
แอปสต๊อกฟรีและแพ็กเกจฟรี ต้องเช็กอะไรก่อนใช้
แอปจัดการสต๊อกหลายตัวมีแพ็กเกจฟรีให้เริ่ม แต่เงื่อนไขต่างกันมากและเปลี่ยนได้ ก่อนย้ายข้อมูลเข้าแอปใด ให้ตรวจที่เว็บไซต์ของแอปนั้นว่า
- จำกัดจำนวนสินค้าหรือรายการไหม: แพ็กเกจฟรีมักจำกัดจำนวนรหัสสินค้าหรือจำนวนรายการต่อเดือน
- ใช้ได้กี่คน: ถ้ามีพนักงานหลายคนต้องตัดสต๊อก แพ็กเกจฟรีอาจให้ใช้ได้คนเดียว
- ส่งออกข้อมูลได้ไหม: ต้องดึงข้อมูลออกเป็นไฟล์ได้ เผื่อวันหนึ่งต้องย้ายระบบ
- ถ้าเกินแพ็กเกจฟรีจะเกิดอะไร: ต้องจ่ายเท่าไร และข้อมูลยังใช้ได้ไหมถ้าไม่จ่าย
- เชื่อมกับช่องทางขายที่ใช้อยู่ได้ไหม: เช่น หน้าร้าน ร้านออนไลน์ หรือ LINE
ทำสต๊อกด้วยบาร์โค้ด ต้องใช้อะไรบ้าง
บาร์โค้ดช่วยลดการพิมพ์รหัสผิด และทำให้รับของหรือนับสต๊อกเร็วขึ้น สิ่งที่ต้องมีคือ
- รหัสบาร์โค้ดของสินค้า: ใช้บาร์โค้ดที่มากับสินค้าอยู่แล้ว หรือพิมพ์ฉลากบาร์โค้ดจากรหัสสินค้าของร้านเอง
- ตัวอ่าน: ใช้กล้องมือถือกับแอปที่รองรับการสแกน หรือเครื่องสแกนบาร์โค้ด เครื่องสแกนแบบ USB หรือ Bluetooth จำนวนมากทำงานเหมือนคีย์บอร์ด คือสแกนแล้วรหัสถูกพิมพ์ลงในช่องที่เลือกอยู่ จึงใช้กับ Excel หรือ Google Sheets ได้
- ที่บันทึก: ชีตหรือแอปที่มีช่องรหัสสินค้าตรงกับบาร์โค้ด
ก่อนซื้ออุปกรณ์ ลองเช็กว่าเครื่องหรือแอปที่เลือกใช้กับมือถือ คอมพิวเตอร์ และโปรแกรมที่ร้านใช้อยู่ได้จริง
สัญญาณว่าเครื่องมือฟรีเริ่มไม่พอ
Excel และแอปฟรีพอสำหรับร้านเล็กจำนวนมาก และไม่จำเป็นต้องรีบเปลี่ยน แต่ถ้าเจอสัญญาณเหล่านี้บ่อย แปลว่าเริ่มโตเกินเครื่องมือแล้ว
- ขายหลายช่องทาง เช่น หน้าร้าน ร้านออนไลน์ และ LINE แล้วต้องตัดสต๊อกเองทีละที่ จนขายของที่หมดไปแล้ว
- มีมากกว่าหนึ่งสาขาหรือหนึ่งคลัง และต้องโอนของไปมา
- นับของจริงแล้วไม่ตรงกับในระบบบ่อย และหาไม่เจอว่าผิดตรงไหน
- ใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการนับ แก้ยอด และรวมไฟล์
- หลายคนแก้ไฟล์เดียวกันจนสูตรพังหรือข้อมูลหาย
เมื่อไหร่ควรทำระบบสต๊อกเอง
ระบบสต๊อกที่ทำเฉพาะจะคุ้มเมื่อสต๊อกเป็นส่วนหนึ่งของงานที่ใหญ่กว่า เช่น ต้องเชื่อมกับการขาย การสั่งซื้อ และเอกสารบัญชี เมื่อขายของหนึ่งชิ้น สต๊อกถูกตัด ฝ่ายจัดซื้อเห็นว่าใกล้หมด และเอกสารออกได้โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ระบบแบบนี้คือส่วนหนึ่งของ ERP อ่านเพิ่มที่ ERP คืออะไร
ถ้าอยากเห็นยอดขายและสต๊อกของทุกช่องทางในหน้าเดียวก่อน โดยยังไม่ต้องเปลี่ยนระบบ ดู ทำ Dashboard ยอดขายและรายงานอัตโนมัติ และถ้าพร้อมทำระบบสต๊อก ซื้อขาย และงานหลังบ้านในที่เดียว ดูที่หน้า พัฒนาระบบ ERP แบบ Custom Build ราคาตามขอบเขตงาน
คำถามที่พบบ่อย
มีโปรแกรมสต๊อกสินค้าฟรีไหม?
มี ทำสต๊อกฟรีได้ด้วย Excel หรือ Google Sheets หรือใช้แอปจัดการสต๊อกที่มีแพ็กเกจฟรี ก่อนเลือกแอปควรเช็กว่าจำกัดจำนวนสินค้าหรือจำนวนผู้ใช้ไหม ส่งออกข้อมูลได้ไหม และถ้าเกินแพ็กเกจฟรีต้องจ่ายเท่าไร
ใช้ Excel ทำสต๊อกสินค้าได้ไหม?
ได้ แยกเป็นชีตสินค้า ชีตบันทึกการเคลื่อนไหวเข้าออก และชีตคงเหลือที่ใช้สูตร SUMIFS คำนวณ ใส่จุดสั่งซื้อให้สินค้าที่ใกล้หมดเปลี่ยนสี และบันทึกทุกการเคลื่อนไหวแทนการแก้ยอดคงเหลือตรง ๆ
ทำสต๊อกด้วยบาร์โค้ดต้องใช้อะไรบ้าง?
ต้องมีบาร์โค้ดบนสินค้า ตัวอ่านซึ่งเป็นกล้องมือถือกับแอปที่รองรับ หรือเครื่องสแกนบาร์โค้ด และชีตหรือแอปที่ใช้รหัสสินค้าตรงกับบาร์โค้ด เครื่องสแกนแบบ USB หรือ Bluetooth จำนวนมากทำงานเหมือนคีย์บอร์ดจึงใช้กับ Excel ได้
ร้านเล็กต้องใช้โปรแกรมสต๊อกไหม?
ร้านเล็กจำนวนมากใช้ Excel หรือ Google Sheets ก็พอ ถ้าบันทึกของเข้าออกสม่ำเสมอ ควรเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือที่ดีขึ้นเมื่อขายหลายช่องทาง มีหลายสาขา หรือสต๊อกไม่ตรงกับของจริงบ่อย
เมื่อไหร่ควรทำระบบสต๊อกเอง?
เมื่อสต๊อกกระจายอยู่หลายช่องทาง หลายสาขา หรือหลายคลัง มีพนักงานหลายคนตัดสต๊อก และต้องการให้สต๊อกเชื่อมกับการขาย การสั่งซื้อ และเอกสารบัญชีในระบบเดียว